UNN har i en lang periode vært i medias søkelys, blant annet for mottaket av en traumepasient som mistet livet og pasientopplysninger som ble lekket på Snapchat. I tillegg har det vært konflikter mellom den tidligere UNN-direktøren og tillitsvalgte, samt med Helse Nord-styrelederen.

De har fått kritisk omtale utover «det som er normalt». Slik beskriver de i hvert fall situasjonen selv. Løsningen deres er å utarbeide handlingsplan for å styrke kommunikasjonsarbeidet.

– UNN-styret vedtok høsten 2017 at de ønsket å styrke kommunikasjonsarbeidet, så det har vi jobbet med nå. Vi har satt ned ei arbeidsgruppe internt, bestående blant annet av vernetjenesten, tillitsvalgte, brukerutvalg og en overlege, sier kommunikasjonssjef på UNN, Hilde Annie Pettersen og utdyper:

– Styret mener det har vært utfordringer med kommunikasjon, spesielt internt. Vi får ikke informasjonen til å sildre oppover og nedover i hele organisasjonen.

Mange av de ansatte sliter med skjønne hvorfor vedtak blir fattet og hvorfor endringene gjøres. Vi har ønsket å finne ut hvorfor det er sånn, sier hun.

Arbeidsgruppa har gjennomført en inngående spørreundersøkelser blant 40 håndplukkede personer fra ulike deler av organisasjonen, med håp om å komme til bunns i hvor kommunikasjonsproblemene ligger.

Flere muligheter for forbedring

Gruppa skal legge fram funnene for ledergruppa i mai, men allerede kan hun presentere noen av utfordringene.

– Vi mener at det er noen hovedutfordringer. Den ene går på eksterne kommunikasjonsutfordringer. UNN har ikke i tilstrekkelig grad lykkes med å si hva vi er god på og hva vi står for. Det høres kanskje klisjéaktig ut, men ser vi det i lys av PCI-debatten hvor mange nok vil mene at vi har ikke klart å få ut til befolkninga i Helgeland og Nordland at UNN har en regional funksjon. Vi er til for pasienter i hele Nord-Norge. Det vil vi at folk skal vite, sier hun.

Pettersen tar også selvkritikk i hvordan UNN-ledelsen har opptrådt utad.

– Ei av de tydelige tilbakemeldingene fra de ansatte er at vi bør fremstå mer ydmyke, og være tydeligere i budskapene. Det stemmer nok, og vi bør ikke være så skråsikker. Vi er ikke god på alle områder, og kan bli mye bedre. Det må vi erkjenne, og samtidig spørre hva vi kan gjøre for å bli bedre. For da åpner vi for innspill fra de ansatte om hvordan vi kan bli bedre. Det har vi diskutert mye, sier hun.

Tilbakemelding fra pasienter

Den andre utfordringa går på at det er for få tilbakemeldingsmuligheter for pasienter på UNN.

– Vi har ikke systemer som er tilgjengelig nok slik at folk kan nå oss hvis de er misfornøyd, slik at de ender opp med å gå direkte til media eller fylkeslegen. Vi er ikke åpen nok for å ta imot tilbakemeldinger.

Basert på undersøkelsen har de også funnet ut at de ansatte ikke har tid til å lese all e-posten eller informasjonen de får på intranett.

– Ansatte sier at de ikke benytter seg av de etablerte kanalene for tilbakemeldinger og informasjon. I dag har vi intranett som ikke blir brukt godt nok. Forklaringa er at sykepleiere og leger har ikke tid til å sitte foran PC. Når så stor andel av de ansatte ikke bruker intranett, eller leser all e-posten, må vi finne andre måter å nå de ansatte.

En av løsningene er bedre opplæring av ledere på sykehuset.

– Med dagens kanaler når ikke vi de ansatte, og de når ikke oss. Vi må lære opp ledere til å bli bedre til å bruke kommunikasjon i det daglige samarbeidet med ansatte, fordi ansatte ønsker informasjon fra sin nærmeste leder. Det vet vi en del om, sier hun.

Alternativ kanal for informasjon

Geir Lindrupsen er foretakstillitsvalgt for NITO, og har sittet i prosjektgruppen for å utarbeide den nye handlingsplanen. Han mener at man må se på andre mulige kanaler for informasjon og kommunikasjon blant ansatte og ledere på UNN.

–Vi ser at en del ansatte bruker kanaler som Facebook for å holde kontakten, og bytter vakter og slikt. Det er enklere å få tilgang fra telefonen, og man slipper å sette seg ned foran en PC for å lese på intranettet. Vi må derfor se om vi kan opprette noen nye kanaler, hvor vi kan hente inspirasjon fra Facebook, sier han

– Vi må gå i oss selv og se hva vi ikke har lyktes med. Da åpner det muligheter for å bli bedre. Det starter med selvransakelse.

Hun håper at bedre kommunikasjon kan føre til færre konflikter på UNN.

– Å snakke med hverandre, og det å være i kontakt med hverandre for å skape forståelse for hva vi gjør. Jeg tror at vi kan bli bedre til å unngå de store konfliktsakene hvis vi lykkes med å snakke med hverandre, ha bedre dialog og involvere hverandre