Debatt:

«Mange av de uholdbare og ulovlige momentene som Arkivverket peker på i sin rapport, har nok flere enn meg reagert på og registrert»

Det er med forferdelse jeg leser oppslagene i lokalavisene Nordlys og iTromsø 12. juli, med oppfølging de påfølgende dagene.

JOURNALFØRING: Innleggsforfatteren skriver om Arkivverkets rapport om flere alvorlige regelbrudd i Tromsø kommune knyttet til IT- og arkivsystemet.  Foto: Terje Pedersen

meninger

Her avsløres og opplyses det – og vi orienteres – om Arkivverkets rapport om de mange alvorlige lovbrudd og regelbrudd som skjer i kommunen. Det påpekes i rapporten at kommunen mangler rutiner og retningslinjer om hvem som har ansvar i forhold til å følge opp at dokumenter journalføres og gjøres tilgjengelig for journalister og innbyggere i kommunen.

Likeså mangler det retningslinjer for hvem som skal følge opp hvem som skal sikre at dokumenter ikke forsvinner i fremtiden.

Arkivverket er et statlig organ under Kulturdepartementet og skal blant annet føre tilsyn med kommunens oppfølging av sine postjournaler og at informasjon skal være offentlig. blir gjort offentlig tilgjengelig i kommunen.

Når Arkivverket går til det skrittet og beskriver det rotet og de unnlatelser som har foregått over tid, for alvorlige brudd på lover og regler, virker det enda mer alvorlig, om mulig, at de som har det høyeste ansvaret i kommunen ikke tar dette inn over seg. Det er lite eller ingenting som har skjedd i forhold til å plassere ansvar og opprette rutiner, etter den like alvorlige påpekningen om slike forhold som skjedde i 2016.

Riktig nok går vår nye kommunedirektør nå ut og sier at dette tas «på største alvor», men det ble kanskje sagt i 2016 også? Når kommunedirektør Stig Tore Johnsen sier dette må vi kunne stile på hans ord.

Skremmende blir det derfor å oppleve at IT-sjefen i kommunen, Marita Tiller, dagen etter avdramatiserer det hele og påstår at «vi gjør det vi plikter». Hun mener hun har hatt styring på arkivet, bare at beskrivelsen ikke er oppdatert. Hun stiller spørsmål ved hvor valid ansattes varslinger omkring dette er, og hun er ikke enig i at dette dreier seg om lovbrudd.

Hun vet ikke hvor mange saker det er snakk om, hvor langt kommunen har kommet i å kontrollere dette eller om kommunen vil gjøre arbeid for å få slik informasjon på bordet. Om kommunen skal gjøre dette, må «vi se at det har en gevinst for oss». Foreløpig ligger ikke det inne i handlingsplanen nå.

Hun har en plan som går ut på å høyne kompetansen hos saksbehandlere og ledere, og siden de ikke ønsker å komme i en slik situasjon på nytt, vil de jobbe for å finne rotårsaken.

Etter hva jeg forstår gir kommunedirektøren hennes fulle støtte på hennes synspunkter og meninger. Betryggende er det imidlertid at kontrollutvalgets leder, Hans Petter Kvaal, reagerer på IT-sjef Marita Tillers uttalelser i avisa, og blir litt urolig.

Om kommunens sjefer ikke forstår hvor viktig det er for innbyggerne, både i nåtid og ettertid, at sakene dokumenteres fullstendig og riktig, er det nødvendig å satse på at det også på høyeste ledernivå i kommunen bygges opp habil kompetanse.

Det er verdt å merke seg hva fagdirektør i Arkivverket, Kjetil Reithaug, sier i saken: At avvikene i Tromsø er store og alvorlige, og at de resulterer i at tilliten til hele forvaltningen forvitrer. At det kan undergrave troverdigheten til offentlige myndigheter og åpne for korrupsjon og tabber som ikke kan gjøres om.

Mange av de uholdbare og ulovlige momentene som Arkivverket peker på i sin rapport, har nok flere enn meg reagert på og registrert. Det er uklare «kommandolinjer», ansvarsområder er uklart definert og dokumenter mangler eller er bortkommet. Jeg har erfaringer med kommunekontakt i forbindelse med sak i jordbruk de tre-fire siste årene.